نصائح لتعمل من أيّ مكان بكفاءة أكبر

نصائح لتعمل من أيّ مكان بكفاءة أكبر

نصائح لتعمل من أيّ مكان بكفاءة أكبر

تخيّل أن تكون قد عملت بجدّ خلال الأشهر القليلة الماضية، وقمت بإنشاء عملٍ مستقلٍ ناجح واستقلت من وظيفتك. وأصبح بإمكانك الآن أن تعمل من أيّ مكان، وأن تفرض أنت جدول عملك، لا يفرضه عليك مديرك. وأن تعمل عندما تشعر برغبةٍ في العمل، سواء كان ذلك من بيتك، أو من المقهى، أو من الشّاطئ، أو من ردهة الفندق.

إذا حقّقت ذلك، وسيطرت على الوضع، فأنت قد وصلت إلى الهدف الذي كنت تعمل من أجله أليس كذلك؟ نعم، بالنّسبة للكثيرين فإنّ التّحكّم في الوقت وجدول الأعمال هو الهدف الذي يعملون من أجل تحقيقه. لكن كما هو الحال بالنّسبة لكلّ شيءٍ في الحياة، فإنّ ذلك يترافق مع مجموعةٍ من التّحدّيات.

أنا أكتب هذا المقال حاليًا من مكتبي المنزلي الجّديد، لكنّني قد عملت في أماكن مختلفة، من سان فرانسيسكو خلال عطلةٍ قضيتها مع الأصدقاء، ومن مقطورة والديّ حين أردنا تغيير الرّوتين والمشاهد من حولنا، ولمدّة شهرين حين مكثنا في تكساس في وقتٍ سابق من العام المنصرم. كما أنّني عملت في المقاهي، والمكتبات، ومواقف السيّارات، وحتّى في المقاهي المحليّة شمال البلاد. عليك في بعض الأحيان أن تقوم بما ينبغي عليك فعله.

ويكفي أن أقول أنّني قد تعلّمت حيلةً أو اثنتين خلال العامين الماضيين. وأريد اليوم أن أشارك معك النّصائح المفضّلة لديّ لمساعدتك على العمل من أيّ مكانٍ بشكلٍ أكثر كفاءة.

1. الإنترنت هو الأهم

إنّ وجود اتّصال بالإنترنت يمكن الاعتماد عليه أمرٌ ضروري حين تعمل بعيدًا عن المنزل، أثناء قضاء عطلتك أو لمجرّد تغيير الرّوتين. لم يكن لديّ هاتفٌ ذكيّ في أوّل 14 شهر حين كنت أؤسّس عملي عبر الإنترنت. وحتّى بعد أن حصلت على هاتف، لم أفهم قدراته الكاملة.

على سبيل المثال، اكتشفت (في طريقي من تكساس إلى المنزل) أنّه يمكنني استخدام  hotspot على هاتفي للاتصال بالإنترنت على حاسوبي المحمول أثناء السّفر، وذلك أمرٌ رائع. لاحظ أنّ الاتّصال يكون أقوى في المناطق المدنيّة ولا يكون بنفس القوّة في الرّيف. وحين اكتشفت ذلك، أصبح قضاء أيّامٍ طويلة في السيّارة أمرًا أسهل بكثير وأمتع. كما يمضي الوقت بشكلٍ أسرع بكثير ولا أضطرّ للعمل حين نصل إلى وجهتنا. وهو الخيار الرّابح.

نصيحة خبير: انتظر حتّى يكون هنالك شبكة لاسلكيّة wifi لتحميل البرامج أو الملفّات الكبيرة. انتهت لديّ في إحدى المرّات خطّة البيانات تمامًا حين قمت بتحميل مستندات غوغل Google Docs لاستخدامها بدون إنترنت على حاسوبي المحمول الجديد في السيّارة.

لن تحتاج إلى الإنترنت للقيام بعملك كلّه (انظر النّصيحة الثّانية)، لكنّك قد تحتاج إلى جدولة المنشورات، وتفقّد بريدك الإلكتروني، والقيام باتّصالات فيديو، إلخ. لذا احرص على أن يكون لديك اتّصالٌ جيّدٌ بالإنترنت في أيّ مكانٍ تمكث فيه لوقتٍ طويل وليكن لديك خطّةٌ بديلة (كالاتصال عبر هاتفك أو في مقهى محلّي).

2. استخدم غوغل درايف Google Drive للعمل بدون إنترنت

إذا لم تكن تستخدم مجموعة أدوات غوغل Google Tools Suite بعد، فأنت مخطئ. إنّ غوغل مذهل، وهو أفضل بكثير من Apple لأنّ جميع الأشياء الجيّدة لديه مجّانيّة، وإقلاعه قويٌّ للغاية. أنا أستخدم غوغل لكلّ شيء، بدءًا بمحرّك البحث، إلى البريد الإلكتروني، إلى التّقويم، إلى تخزين الملفّات على السّحابة، وكتابة المسوّدات الأولى، والدّردشة مع زملائي، واتّصال الفيديو، إلخ.

هنالك نسخةٌ "من إصدار غوغل" من كلّ شيءٍ تقريبًا، وهي جميعًا مجّانيّة. لنتحدّث عن استخدام Google Drive للعمل دون الاتّصال بالإنترنت. Google Drive هو نظام تخزين ملفّات عبر الإنترنت. وهو في الواقع نسخةٌ على الإنترنت من مايكروسوفت أوفيس Microsoft Office (Docs = Word، Sheets = Excel، Slides = Powerpoint)، وهو يتوافق مع أوفيس (وماك على ما أعتقد).

وأفضل ما فيه هو أنّه مجّاني، ويمكن الوصول إليه دون الاتّصال بالإنترنت. لذا حتّى وإن كنت تقوم بتخزين الملفّات من خلال السّحابة، يمكنك الوصول إليها عندما لا تكون متّصلًا بالإنترنت، وإجراء تغييراتٍ عليها، ويتمّ تحديثها وإعادة حفظها عندما يصبح بإمكانك الاتّصال بالإنترنت مرّةً أخرى.

أحبّ استخدام Google Docs للتّعاون مع النّاس في إنجاز المشاريع أيضًا. حيث يسهل على الآخرين إجراء التّغييرات، والتي يتمّ تحديثها في الوقت الحقيقي real-time، ويجب عليك أن تشارك الملف مرّةً واحدة فقط، وليس بعد كلّ تغييرٍ يتمّ إجراءه. كما يمكنك اقتراح تعديلاتٍ، وإضافة التّعليقات، ورؤية التّغييرات التي تمّ إجراءها سابقًا.

إنّ السّبب الرّئيسي في أنّني أدرجت Google Drive كأحد النّصائح هو أنّ إمكانيّة الكتابة فيه دون الاتّصال بالإنترنت، أيّ يمكنك إعداد مسوّدة منشورات للمدوّنة، ونسخة للمبيعات، والنّشرة البريديّة، وأكثر دون الحاجة لأن يكون لديك اتّصال بالإنترنت. كما يمكنك رفع ملفّات pdf إلى درايف Drive الخاصّ بك حين تكون متّصلًا بالإنترنت وقراءتها حين لا تكون متّصلًا بالإنترنت.

نصيحة خبير: قم بحفظ جميع الملفّات التي تقوم بتحميلها في ملفّ في Google Drive لقراءتها في السيّارة حين لا يكون لديك شيءٌ أفضل تفعله.

وأخيرًا، أحبّ إمكانيّة استخدام مجموعة أدوات غوغل Google Tools Suite من أيّ جهاز كمبيوتر. فإذا كانت هنالك مشكلةٌ في جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أرسلت للتّو الحاسوب المحمول الخاص بي لإصلاحه لأنّ هنالك خللٌ ما في القرص الصّلب)، يمكنك استعارة كمبيوتر زوجتك، أو استخدام الكمبيوتر الخاص بالفندق، أو استخدام جهازٍ إضافي لديك. ولن تفقد أيّ من عملك. وذلك أمرٌ رابحٌ تمامًا.

3. خطّط لأسبوعك مقدّمًا

أنا أستخدم برنامج إدارة المشاريع تريللو Trello لأفعل ذلك بنفسي، وهو مفيدٌ إلى حدٍ كبير.

خطّط لأسبوعك مقدّمًا

من الأشياء التي فعلتها في بداية العام هي أنّني قمت بجدولة جميع الاتّصالات/الاجتماعات في نفس اليوم من الأسبوع. أي أنّني أتلقّى الاتّصالات/الاجتماعات بشكلٍ رئيسي أيام الثّلاثاء والخميس. والأمر ليس مثاليّا، لكنّني أعرف في معظم الأحيان أنّ أيّام الاثنين والأربعاء هي الأيّام التي أقوم فيها بإنجاز الأشياء. يمكنني الانتهاء من كميّةٍ كبيرة من الكتابة أو العمل على قمع مبيعاتٍ جديد أو فعل شيءٍ ما. أحبّ أن أبدأ هذه الأيّام وأنا أشعر أنّ لديّ لائحة فارغة.

كما أنّني أخصّص سجلًا جاريًا للمحتوى الذي يجب أن أكتبه أو المهام التي يجب عليّ إنهائها في ذلك الشّهر بالتّحديد. ثمّ أقوم بإعادة ملئ جزء من كلّ عمود إلى الأسبوع القادم لأخطّط مسبقًا لما سوف أقوم بإنجازه. أحاول أن أجعل في كلّ يوم ما بين 5-10 موعد أو مهمّة.

نصيحة خبير: خطّط مسبقًا لأسبوعك مساء أيّام الأحد، قبل أن يبدأ الأسبوع، وسوف تشعر بالهدوء والتّنظيم أكثر صباح أيّام الاثنين، ممّا يجعلك تستفيد من الأسبوع.

من خلال إبقاء الاتّصالات لأيّامٍ محدّدة من الأسبوع والتّخطيط مسبقًا لأسبوعي، يصبح الأمر أسهل بالنّسبة لي لأعرف ما يجب عليّ القيام بفعله وتبديل الأشياء بحسب الحاجة حين تتغيّر الخطط. عندما كنّا في تكساس، كنت أعرف أنّ بإمكاني الانضمام إلى عائلتي والذّهاب إلى بركة السّباحة أيّام الاثنين والأربعاء. أو يمكننا القيام برحلةٍ ليومٍ واحد إلى الكثبان الرّمليّة أو فعل شيءٍ ما في هذه الأيّام من الأسبوع.

4. تفقّد البريد الإلكتروني في بداية اليوم ونهايته

أعلم أنّ جميع الخبراء يقولون لك ألّا تبدأ يومك بالبريد الإلكتروني، لكنّني وجدت أن ذلك مستحيلٌ تقريبًا في عملي. وذلك لأنّ عليّ تفقّده من أجل عملائي الثّلاثة الذين أقدّم لهم خدمة المساعدة الافتراضيّة (VA clients)، لذا فأنا أتفقّد البريد الإلكتروني بسرعة بدلًا من جعله يفسد يومي.

وبما أنّ لديّ مواعيد مخطّط لها لتفقّد بريدي الإلكتروني، فغالبًا ما أقوم بإغلاق نافذة البريد الإلكتروني حين أقوم بتنفيذ العمل لأحد العملاء أو حين أعمل على منشورٍ لموقعي الخاص. وعندما لا يكون مفتوحًا، أكون أقلّ عُرضَةً بكثير للتّشتّت عند تفقّده أو كتابة ردٍ سريع. والغريب أنّ تفقّد بريدي الإلكتروني بعد الانتهاء من مهمّةٍ يشعرني وكأنّه مكافأةٌ على إنجاز المهمّة.

وتفقّد البريد الإلكتروني هو آخر شيءٍ أفعله في اليوم، ممّا يسمح لي بتعديل جدولي لليوم التّالي أو لما تبقّى من الأسبوع. كما أنّه يساعدني على إنهاء كلّ يومٍ بنهاية نوعًا ما. وأيّ شيءٍ يحدث بين انتهاء اليوم إلى الصّباح حين أبدأ العمل من جديد هو في الوقت المستقطع والذي لا أعمل فيه.

نصيحة خبير: إذا كنت تواجه مشكلةً في الكتابة لمدوّنتك الخاصّة أو تحقيق إنجازٍ في مشروع كتابةٍ خاص كدورة، ابدأ يومك بالكتابة. لا تسمح لنفسك بتفقّد البريد الإلكتروني قبل أن تقوم بكتابة ألف كلمة أو منشور المدوّنة الخاص بالأسبوع الحالي. إنّ الصّباح بالنّسبة للعديد من الأشخاص هو أفضل وقتٍ للكتابة، ومعرفة أنّ تفقّد البريد الإلكتروني هو في نهاية النّفق يشكّل حافزًا كافيّا لإنجاز العمل.

وجدت أنّه من المفيد أن تبدأ أيّامك وتنهيها بالبريد الإلكتروني حين تعمل من أيّ مكان. وغالبًا ما نتواصل مع العملاء بهذا الشّكل، أو نقوم بتسليم المهمّات، إلخ. لذا فإنّ متابعة البريد الإلكتروني في البداية والنّهاية يضمن ألّا تفوّت أيّ شيءٍ ويسمح لك بالانتهاء من العمل بشكلٍ جيّد في نهاية اليوم.

ختامًا

أن تتمكّن من العمل من أيّ مكانٍ هو هدفٌ يمكن العمل من أجله. ومن الرّائع أن تتحكّم ببرنامجك الخاص ولا تضطرّ لطلب إجازةٍ لقضاء العطلة. لكنّ العمل من أيّ مكانٍ تريده قد يجعلك تواجه مجموعة تحدّياتٍ فريدة. يجب أن تحرص على أن يكون لديك اتّصالٌ بالإنترنت يمكن الاعتماد عليه، وإيجاد طرقٍ للعمل بدون إنترنت، وإدارة الجّدول الخاص بك، وأن تحرص على البقاء على تواصل مع العملاء والعملاء المحتملين.

ومن المفيد أيضًا وجود خططٍ بديلة للاتّصال بالإنترنت، واستخدام Google Drive، والتّخطيط المسبق للأيّام والأسابيع، وأن تبدأ أيّامك وتنهيها بتفقّد البريد الإلكتروني. وهي أمورٌ مناسبة بالنّسبة لي، سواء كنت أعمل من مكتبي المنزلي، أو في المقطورة، أو أسافر عبر البلاد في عطلةٍ شتويّة مطوّلة.

إذا كنت تعمل من أيّ مكان، ما هي النّصائح التي يمكن أن تضيفها؟

ترجمة -وبتصرّف- للمقال  Tips to Work  from Anywhere More Efficiently لصاحبته GINA HORKEY